一個(gè)真實(shí)的案例 考驗(yàn)會(huì)展業(yè)者的認(rèn)知能力
上個(gè)月，在緊張籌備第八期中國(guó)會(huì)展集訓(xùn)營(yíng)之際，應(yīng)邀參與某新展會(huì)組織工作方案的研討。
這是一個(gè)與電力工業(yè)有關(guān)的項(xiàng)目，展會(huì)的主題創(chuàng)意及主辦方是電力部門。因不熟悉展會(huì)運(yùn)作，找到展覽公司提供方案。展覽公司之所以愿意提供方案，則是希望成為該項(xiàng)目的承辦方。
在兩周時(shí)間里，我特意讓三個(gè)實(shí)習(xí)生（其中兩個(gè)是會(huì)展本科專業(yè)大三的學(xué)生）兩次參加展覽公司研討方案的會(huì)議：一次是討論項(xiàng)目組織框架及其設(shè)計(jì)和需要采取的工作措施，以定調(diào)如何撰寫組織工作方案；一次是討論修改組織工作方案以及項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算（電力部門在審查初步方案后，提出了修改意見），以便再次提交方案。本人參與了方案的修改。
之后，我詢問(wèn)實(shí)習(xí)生，會(huì)議討論的內(nèi)容能夠聽明白的有多少？答案是，大部分不太懂。在基本聽不明白的情況下，即便在高校學(xué)過(guò)會(huì)展文案寫作，如要他們起草這個(gè)項(xiàng)目的組織工作方案，結(jié)果是可以想象的。何況這種文案要得很急，不容提供方延宕時(shí)間。而且，這種文案的質(zhì)量不能太差，須體現(xiàn)專業(yè)性和規(guī)范性，包括文字表達(dá)水平。否則，出手后不但會(huì)影響項(xiàng)目的獲得，甚至?xí)钚枨蠓綉岩晌陌柑峁┓降幕舅刭|(zhì)。
在展覽公司，遇到此類業(yè)務(wù)，能夠聽懂的人并不多。而且，在聽懂的人中，能夠撰寫方案的人就更少。因此，讀會(huì)展專業(yè)實(shí)習(xí)生聽不太懂，也寫不了，并不意外。
對(duì)于新展會(huì)所涉及產(chǎn)業(yè)的認(rèn)知
要聽懂會(huì)議所研討的內(nèi)容，展覽業(yè)者首先要具備認(rèn)知新展會(huì)所涉及產(chǎn)業(yè)的能力。以這個(gè)項(xiàng)目為例，這種認(rèn)知分可為兩個(gè)層面：
一是，認(rèn)知展會(huì)的主題所涉及的行業(yè)。
這個(gè)展會(huì)的主題與電力工業(yè)有關(guān)，而且只是針對(duì)電力工業(yè)供電環(huán)節(jié)中的節(jié)能技術(shù)。對(duì)于這樣一個(gè)展會(huì)，必須認(rèn)知電力工業(yè)。
電力工業(yè)按產(chǎn)業(yè)鏈分為發(fā)電、供電和用電三個(gè)環(huán)節(jié)。而發(fā)電、供電和用電三個(gè)環(huán)節(jié)的載體是不一樣的：發(fā)電的是電廠，又分為火電、水電、風(fēng)電、光伏電等不同的電源；供電通過(guò)電網(wǎng)，目前國(guó)內(nèi)只有兩家電網(wǎng)企業(yè)；用電即電能消費(fèi)，關(guān)乎千家萬(wàn)戶，分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)和民用四大消費(fèi)群體。
二是，認(rèn)知電力部門創(chuàng)辦這個(gè)展會(huì)的意圖。
電力部門之所以創(chuàng)意這個(gè)展會(huì)，是因?yàn)閲?guó)家發(fā)改委等部門要求電力行業(yè)在“十三五”期間在供電環(huán)節(jié)推行系列節(jié)能技術(shù)。為落實(shí)規(guī)劃要求，電力部門希望通過(guò)展會(huì)達(dá)到宣傳推廣目的。
以上兩個(gè)層面的認(rèn)知，前為基礎(chǔ)，后系延伸，互相關(guān)聯(lián)。換言之，不能認(rèn)知電力工業(yè)，就難以認(rèn)知電力部門創(chuàng)辦展會(huì)的意圖。
將新主題升華為創(chuàng)辦展會(huì)項(xiàng)目的認(rèn)知
光有以上兩個(gè)層面的認(rèn)知，仍然不能解決展會(huì)組織工作方案的制定問(wèn)題。
接下來(lái)，需要圍繞這個(gè)新創(chuàng)意的主題，按照創(chuàng)辦展會(huì)的規(guī)律完成項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)。這個(gè)過(guò)程就是展覽業(yè)者利用自己的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于創(chuàng)辦新展會(huì)的認(rèn)知。
一般而言，新展會(huì)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，既包括規(guī)劃設(shè)計(jì)展會(huì)名稱、展會(huì)組織架構(gòu)、展會(huì)舉辦時(shí)間及地點(diǎn)、展覽范圍、展會(huì)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、主要配套活動(dòng)等基本要素，也包括預(yù)定展會(huì)組織工作措施、財(cái)務(wù)收支和預(yù)估經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
展會(huì)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，一般包括預(yù)定展覽面積、參展商數(shù)量、觀眾數(shù)量以及營(yíng)業(yè)收入和營(yíng)業(yè)利潤(rùn)等量化指標(biāo)。
預(yù)定組織工作措施，是新展會(huì)規(guī)劃設(shè)計(jì)工作的關(guān)鍵內(nèi)容。一般包括整合資源、配置團(tuán)隊(duì)、編制經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、安排營(yíng)銷、銷售、運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)、規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等實(shí)際操作意見。
在認(rèn)知新展會(huì)規(guī)劃設(shè)計(jì)的過(guò)程中，須緊密結(jié)合對(duì)于該展會(huì)主題所涉及行業(yè)及主題創(chuàng)意背景的認(rèn)知，須盡力體現(xiàn)展會(huì)組織工作方案需求方的辦展意圖。
雙重認(rèn)知下的“懂行”和“能寫”
在具備以上兩方面認(rèn)知的基礎(chǔ)上，在展覽公司與展會(huì)組織工作方案需求方（本文案例中的需求方是電力公司）充分溝通、信息對(duì)稱的基礎(chǔ)上，在展覽公司內(nèi)部集思廣益、科學(xué)論證、精心規(guī)劃的基礎(chǔ)上，新展會(huì)的組織工作方案才可能寫成文本。在許多情況下，先形成方案草案，再征求意見，逐步修改完善，也是完成此類文案的方法。
由上可知，一個(gè)符合需求方要求、體現(xiàn)專業(yè)水準(zhǔn)、具有可操作性的展會(huì)組織工作方案，必須建立在科學(xué)地認(rèn)知水平上。這種認(rèn)知能力，我們俗稱為“懂行”。這種“懂行”，包括懂得展會(huì)主題所涉及的行業(yè)和懂得圍繞該主題規(guī)劃設(shè)計(jì)展會(huì)操作兩個(gè)方面，缺一不可。
對(duì)于展會(huì)組織工作方案撰寫者而言，既要“懂行”，還要“能寫”，可見很不簡(jiǎn)單。
展覽公司自己創(chuàng)辦新項(xiàng)目，同樣需要雙重的認(rèn)知能力。只不過(guò)很多公司不要求制定組織工作方案罷了。
