■王濤
一直以來，關(guān)于會展企業(yè)的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化究竟該怎樣操作，成為沒有標(biāo)準(zhǔn)答案的問題。借此，筆者試著談?wù)勑畔⒒瘯蛊髽I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。
實(shí)現(xiàn)信息化管理，需建設(shè)一套完善業(yè)務(wù)流程管理的內(nèi)部信息系統(tǒng)。包括這樣幾個方面：
首先，會展數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一存儲、修改、發(fā)布。
改變以往每個業(yè)務(wù)人員一張EXCEL表格的“傳統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)信息化管理。這里的數(shù)據(jù)包括客戶的基本信息數(shù)據(jù)：客戶名稱、地址、聯(lián)系人、電話、Email等；客戶訂單數(shù)據(jù)：歷屆參展攤位、訂單、展品等、參加同類展會的展位面積等；客戶往來歷史記錄：業(yè)務(wù)人員跟進(jìn)工作記錄、郵件記錄、參展過程記錄等；客戶的社會化行為數(shù)據(jù)：客戶參展、參觀行為、瀏覽官方網(wǎng)絡(luò)平臺行為、使用自媒體與展會交互行為等。
其次，企業(yè)管理者實(shí)時掌握銷售、運(yùn)營、財務(wù)狀況。
與傳統(tǒng)會展企業(yè)的管理者處理匯報、報表不同，實(shí)現(xiàn)信息化管理后，企業(yè)管理者只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，隨時可以管理公司的各類請示、審批，掌握公司最新的資訊，如所有項(xiàng)目的招展、財務(wù)管理、企業(yè)投訴、項(xiàng)目運(yùn)營，以及和前幾屆對比的銷售、回款、運(yùn)營數(shù)據(jù)的對比分析等。實(shí)現(xiàn)管理實(shí)時、迅速、可移動化，并通過數(shù)據(jù)、圖表等多種方式直觀呈現(xiàn)，以便管理者以最快速度做出決策。
再次，執(zhí)行層隨時了解項(xiàng)目進(jìn)度流程。
項(xiàng)目經(jīng)理可實(shí)時掌握每一個客戶的訂單、回款，分配和查看各類任務(wù)的執(zhí)行情況，對市場和客戶的反饋快速做出調(diào)整策略。讓系統(tǒng)自動去處理業(yè)務(wù)性和重復(fù)性的工作，讓團(tuán)隊(duì)有更多的精力去做好客戶挖掘和維護(hù)服務(wù)。
最后，銷售和運(yùn)營人員擁有便捷的工具。
作為會展企業(yè)一線的銷售人員，最繁瑣的是搜索潛在客戶數(shù)據(jù)、完成各類報表、制作各種報告歸檔，以及在不同的系統(tǒng)中進(jìn)行切換。實(shí)現(xiàn)了信息化管理之后，將有更多時間去思考如何為客戶提供專業(yè)的服務(wù)。
當(dāng)然，還應(yīng)該有一些其它方面的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，比如企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)是否比以前更加規(guī)范？宣傳推廣是否比以前更加有效率？管理經(jīng)營成本是否在下降？項(xiàng)目執(zhí)行人員的反饋速度是不是比以前更加迅速了？
會展企業(yè)還應(yīng)有一套完善基于客戶服務(wù)的外部系統(tǒng)。
通過這套信息化的系統(tǒng)平臺，讓參展企業(yè)、觀眾、媒體、代理商、服務(wù)商、合作伙伴更加輕松的去配合協(xié)調(diào)整個服務(wù)鏈的各個環(huán)節(jié)，從而能夠?yàn)檎箷峁┮粋€更加高效的溝通協(xié)作平臺。
外部系統(tǒng)可以從這樣幾個方面來檢驗(yàn)：
第一，參展企業(yè)、專業(yè)貿(mào)易觀眾通過互聯(lián)網(wǎng)、微信、電話等多渠道了解、獲得、溝通展覽會的相關(guān)情況。
第二，工作人員對參展企業(yè)、專業(yè)貿(mào)易觀眾的反饋?zhàn)龀鰷?zhǔn)確快速反應(yīng)。
第三，觀眾從傳統(tǒng)的PC方式注冊到移動互聯(lián)網(wǎng)方式的應(yīng)用。
第四，參展商對展會服務(wù)商的搭建、運(yùn)輸、賓館、旅游、門禁等環(huán)節(jié)做到及時掌握，主辦商也能更加有效地去管理展會供應(yīng)鏈上的各個環(huán)節(jié)服務(wù)質(zhì)量。
外部管理信息化的各方面是如何提升管理效率的，這里不再贅述。
概括來講，實(shí)現(xiàn)信息化管理，比傳統(tǒng)運(yùn)作方式更高效、透明，對客戶的需求作出快速反應(yīng)。同時，也為客戶提供更有效的貿(mào)易配對服務(wù)，解決客戶在參展參觀過程中的難題，增強(qiáng)客戶對展會的信任和依賴度。
（作者系上海聯(lián)展軟件技術(shù)有限公司總經(jīng)理）
